Placer les champs à remplir

Préparez les zones que chaque signataire devra compléter dans les documents de la demande.

En bref

Dans la préparation de la demande, ouvrez un signataire puis faites glisser le type de champ voulu sur le document. La palette garde visibles Signature, Paraphe, Initiales, Date, Texte et Case ; un cadenas indique les types qui ne sont pas disponibles selon votre offre.

Étapes détaillées

1. Ouvrez la demande à préparer et ajoutez au moins un signataire.
2. Dans la liste des participants, ouvrez le signataire qui doit remplir le champ.
3. Consultez le compteur à côté du signataire : il indique les champs déjà placés et la limite prévue selon votre offre.
4. Repérez le type voulu dans la palette. S'il est disponible selon votre offre, faites glisser Signature, Paraphe, Initiales, Date, Texte ou Case jusqu'à l'emplacement voulu dans le document. Sur un écran tactile, touchez le type : le panneau se ferme et un bandeau vous invite à toucher le document. Utilisez Annuler dans ce bandeau pour abandonner le placement.
5. Pour un paraphe ou une signature, choisissez le placement proposé par Parapher toutes les pages ou Placer la signature. La fenêtre annonce le nombre de champs avant de les ajouter. Utilisez Placer juste ici pour conserver uniquement la position choisie.
6. Déplacez ou redimensionnez le champ pour ajuster sa position.
7. Répétez l'opération pour chaque signataire et chaque document, puis cliquez sur Sauvegarder. Dans un modèle PubliSign, le bouton porte le libellé Enregistrer.
8. Si un type porte un cadenas et la mention de l'offre requise, il reste visible pour information mais ne peut être ni glissé ni sélectionné. Consultez votre abonnement pour connaître les offres qui l'incluent.

Sur un téléphone, l'étape Placement dessine directement une zone de Signature proposée pour chaque signataire. Vérifiez l'aperçu puis cliquez sur Continuer pour l'enregistrer. Pour choisir l'emplacement vous-même, cliquez sur Ajuster au doigt, puis touchez le document. Les autres types de champs et les réglages précis restent disponibles depuis un ordinateur ou une tablette.

Règles métier et cas particuliers

• Chaque champ est rattaché au signataire depuis lequel vous l'avez fait glisser.
• Signature, Paraphe et Initiales reçoivent une apposition graphique. Texte et Date reçoivent du texte ; Case indique un choix coché ou non.
• Un type de champ inconnu ou ancien est refusé au lieu d'être transformé silencieusement en signature.
• Les types de champs disponibles dépendent de votre offre. La palette conserve le même ordre et affiche les types non inclus en grisé, avec un cadenas et l'offre requise. Une sauvegarde refusée laisse le brouillon dans son état précédent.
• Le nombre de champs attribuables à un même signataire dépend aussi de votre offre. Si le compteur dépasse cette limite, retirez les champs en trop avant de sauvegarder.
• Après un changement d'offre, les champs déjà présents restent visibles et peuvent être repositionnés ou supprimés, mais pas dupliqués. L'envoi reste bloqué tant qu'un champ non inclus est présent.
• Dans un modèle PubliSign, la palette contient aussi Prénom, Nom, Nom complet, Email, Téléphone, Entreprise et Fonction pour le publipostage. Le placement sur toutes les pages fonctionne aussi pour les paraphes. Pour une signature, Ajouter une date à côté de chaque signature crée la zone de date associée.
• Ouvrir sur téléphone une demande préparée ailleurs ne retire aucun champ. Les réglages avancés restent en lecture seule dans le parcours guidé et l'écran indique qu'ils sont à modifier depuis un ordinateur ou une tablette.
• Les variables d'identité et professionnelles d'un modèle PubliSign sont remplies depuis les données du signataire et ne consomment pas un droit de champ interactif.

• Le statut de la demande ou du modèle reste visible dans le concepteur. Une demande en préparation et un modèle non publié portent le badge Brouillon.